Office作業とサイト制作は別の道具
混同しやすいのがここです。Word、Excel、PowerPointの中の作業と、Webサイトのファイルを直す作業は、扱う対象がまったく違います。同じ道具で両方をやろうとすると、どちらも遠回りになります。全体の地図は比較ハブにあります。
Office側でできること
Office向けの補助は、今開いている文書に対して働きます。実際に手数が減るのは次のような作業です。
- 長い文書の要約と、章立ての整理
- 表計算の集計方法や関数の相談
- 会議メモから、決まったことと宿題を分ける
- 資料の構成案づくり
逆に、文書の内容が正しいかどうかは判断できません。数字や日付は自分で確認してください。
Office作業で注意すること
業務文書を扱うため、情報の扱いが一番の論点になります。作業の前に次を確認してください。
- その文書を第三者のサービスで処理してよいか（社内ルール）
- 顧客情報、個人情報、取引条件が含まれていないか
- 契約に守秘の条項がないか
- 出力をそのまま提出してよいか、確認者が必要か
判断が付かない場合は、固有名詞と数字を伏せた形でも整理はできます。
どちらの道具を使うかの判断
| やること | 使う道具 | 理由 |
|---|---|---|
| Excelの集計方法を相談する | Office向け | 開いている表に対して働く |
| 議事録を整理する | Office向け | 文書の中で完結する |
| 社内資料をWebページにする | Codex | ファイルを新しく作る作業 |
| 資料の文章だけ整える | 会話型 | 文章の相談で足りる |
| 複数の資料から数字を集める | 人間＋Office向け | 集計元の正しさは人が見る |
提出前に見るところ
- 数字が元の資料と一致しているか
- 要約で条件や例外が落ちていないか
- 社外に出せない情報が残っていないか
- 前の版の内容が混ざっていないか
- 確認者が必要な文書かどうか
Office作業で手数が減る例
実際に効果が出やすいのは、判断を伴わない整理の作業です。次のような場面で手数が減ります。
- 長い議事録 — 決まったこと、宿題、未決を3つに分けさせる。分類の基準は自分で指定します
- 表計算 — やりたい集計を言葉で説明し、方法を教えてもらう。数式をそのまま入れる前に、小さい範囲で検算します
- 資料の下書き — 構成だけ作らせ、中身は自分で埋める。逆にすると内容が薄くなります
- 用語の統一 — 文書内で表記がばらついている箇所を挙げさせる
逆に、数字の正しさ、社外に出してよいかの判断、承認の要否は、いずれも人間側に残ります。
実践ログから分かったこと
実際に間違えたのは、社内資料をWebページにする作業をOffice向けの補助でやろうとした時でした。文書としては整うのですが、Webページとして必要なもの（見出しの構造、リンク、公開前の確認）はまったく別で、結局作り直しになりました。
扱う対象が「今開いている文書」なのか「これから作るファイル」なのかで分ける、と決めてからは迷わなくなりました。
FAQ
Office文書をAIに読ませてよいですか？
社内ルールと契約を先に確認してください。顧客情報や取引条件が含まれる場合はとくに注意が必要です。
ExcelとCodexはどちらが向きますか？
表計算の中で完結するならOffice向け、Webページとして公開するならCodexです。
要約は正確ですか？
構造の整理は機能しますが、条件や例外が落ちることがあります。重要な部分は原文を読んでください。
提出前に何を見ますか？
数字が元資料と一致しているか、社外に出せない情報が残っていないかの2点を優先してください。