素材が増えると探せなくなる
動画素材の保管で困るのは容量ではなく、後から目的のファイルを見つけられないことです。撮った直後は分かりますが、数か月後には同じ名前のファイルが並びます。名前と置き場所のルールを先に決めてください。
決めておく3つ
- ファイル名の形 — 日付＋内容＋版数。日付を先頭にすると並び順が意味を持ちます
- フォルダの分け方 — 案件別か日付別か。混ぜると探せません
- 完成版の置き場所 — 編集中のものと分ける。分けないと、どれが最終版か分からなくなります
とくに3つ目です。「最終」「最終2」「本当の最終」が並ぶのは、置き場所を分けていないことが原因です。
共有する時の確認
クラウドで共有する時は、範囲の設定が事故につながります。作業のたびに次を確認してください。
| 確認すること | 起きうること |
|---|---|
| 共有範囲がリンクを知る全員になっていないか | 意図しない相手に見える |
| 編集権限を渡していないか | 元ファイルを変更される |
| フォルダごと共有していないか | 関係ないファイルまで見える |
| 共有を解除し忘れていないか | 作業終了後も見え続ける |
どこまで残し、どこから捨てるか
素材は増え続けるので、残す基準を決めておかないと容量と検索性の両方が悪化します。実務的には次の3段階で足ります。
| 種類 | 扱い |
|---|---|
| 公開した完成版 | 残す。別フォルダで保管 |
| 編集の途中経過 | 公開から1か月で削除してよい |
| 使わなかった撮影分 | 撮影単位でまとめ、判断日を決めておく |
削除は取り返しがつかないので、迷ったものは残してください。ただし「迷ったから全部残す」を続けると、結局探せなくなります。判断する日を決めるのが要点です。
素材の整理を任せる範囲
ファイルの中身を判断する作業は任せられませんが、名前や一覧の整理は任せられます。
- ファイル名の形をそろえる案を作る
- 一覧から、名前が形式に合っていないものを挙げる
- 同じ内容が複数ある可能性のあるものを挙げる
- 概要欄や告知に使う文章を、素材のメモから起こす
逆に、どれが完成版かの判断、削除してよいかの判断は自分でしてください。取り返しがつきません。
認証情報を渡さない
クラウドの操作を自動化したくなりますが、そのためには認証の情報が必要になります。認証に関わる情報はAIに渡さないでください。ファイル名の一覧や、フォルダ構成の説明だけで、整理の相談は成立します。
実践ログから分かったこと
素材の整理で実際に困ったのは、「最終版」が複数あったことでした。編集中のものと完成したものを同じフォルダに置いていたのが原因で、置き場所を分けてから迷わなくなりました。
もう1つ、共有の解除忘れです。作業のために一時的に共有したまま、終わった後も見える状態が続いていました。共有した日と解除する日を一緒にメモするようにしています。
FAQ
ファイル名はどう付ければよいですか？
日付を先頭にして、内容と版数を続けてください。並び順がそのまま時系列になります。
完成版はどこに置きますか？
編集中のものと別のフォルダにしてください。同じ場所にあると最終版が分からなくなります。
クラウドの操作を自動化してよいですか？
認証に関わる情報を渡す必要があるため、すすめません。整理の相談だけなら一覧の説明で足ります。
共有はどう管理しますか？
共有した日と解除する日を一緒にメモしてください。解除忘れが一番多い事故です。