ChatGPTを仕事で使う方法

仕事で使う時に最初に決めること

個人で使う場合と違い、業務では入力してよい情報の範囲を先に決める必要があります。ここが曖昧なまま使い始めると、後から問題になります。

• 顧客情報、個人情報を入力してよいか
• 社内の未公開情報を入力してよいか
• 取引先との契約に守秘の条項がないか
• 出力をそのまま提出してよいか、確認者が必要か
• 使ったことを記録する必要があるか

会社にルールがある場合はそれに従い、無い場合は「固有名詞と数字は伏せる」を最低線にしてください。

業務で手数が減る作業

共通しているのは、判断は自分、形にするのは任せる、という分け方です。

向かない使い方

• 個別の状況に対する結論を出させる（前提を持っていません）
• 医療、法律、税務、労務の判断
• 社内の事情を知っている前提の相談
• 最新の制度や料金の確認
• 数字の計算を検算なしで使う

とくに3つ目は見落とされます。社内の経緯や人間関係を知らないため、一般論としては正しくても実行できない案が出ます。

複数人で使う場合

チームで使う時は、次を決めておくと事故が減ります。

1. 入力してよい情報の範囲を全員で共有する
2. 出力をそのまま提出しない、と決める
3. 誰が最終確認するかを決める
4. うまくいった指示の書き方を共有する

4番目は効果が大きい部分です。同じ作業を各自が別々に試すより、効いた指示を1か所にまとめるほうが早く回ります。

始める時の順番

業務で導入する時は、影響の小さい作業から始めてください。いきなり顧客向けの文書から始めると、確認の負荷が高く続きません。

1. 自分だけが読むもの — メモの整理、論点の洗い出し
2. 社内で共有するもの — 議事録、手順書の下書き
3. 社外に出るもの — メール、資料。確認者を通す

1で使い方の勘所をつかんでから2へ進むと、確認すべき箇所が分かった状態で使えます。

続けるための記録

使い方が定着しない原因は、うまくいった方法が残っていないことです。次の3つだけ残してください。

• 効いた指示の書き方（そのままコピーできる形で）
• うまくいかなかった作業と、その理由
• 入力しないと決めた情報の種類

2つ目が意外に役に立ちます。向かない作業が分かっていると、無駄な試行が減ります。